Des heures facturables que nous pouvons prouver
Consolidez les feuilles d'heures, relancez les saisies incomplètes et produisez un récap de facturation par projet avec Google Sheets, Drive et Gmail.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, votre propre système ou toute autre application via MCP ou API.
Il lui faut
- TableurGoogle Sheets, Excel, Airtable ou votre propre système (MCP ou API)
- DocumentsGoogle Drive, Notion, OneDrive, Dropbox ou votre propre système (MCP ou API)
- E-mailGmail, Outlook, l’e-mail de l’entreprise ou votre propre système (MCP ou API)
Le problème et l’objectif
Problème : les heures sont notées à la main dans trois fichiers Excel et fusionnées en fin de mois, si bien qu'environ 12 % des heures facturables sont écartées parce que personne ne peut montrer sur quoi on a travaillé. Objectif : chaque heure saisie porte un projet, une tâche et une note courte, et la fusion de fin de mois se fait sans travail manuel.
Cette équipe fusionne vos trois feuilles d'heures en un tableau mensuel unique dans Google Sheets, en signalant les saisies sans projet, tâche ou note. Avant la clôture, elle relance par Gmail les ingénieurs dont la semaine est incomplète ou imprécise, puis produit un récap de facturation par projet avec la description du travail derrière chaque heure. Le tout s'appuie sur le dossier Google Drive où vivent les fichiers et la liste des projets.
L’équipe de ce Circle
Fusionne les trois feuilles d'heures en un tableau mensuel propre, signale les projets, tâches ou notes manquants et détaille ce qu'il faut corriger.
Relance les ingénieurs dont la semaine est incomplète ou imprécise avant la clôture du mois et indique qui a encore des heures à saisir.
Transforme les heures consolidées en un récap de facturation par projet avec la description du travail derrière chaque heure.
Des heures facturables que nous pouvons prouver
Pourquoi perdons-nous des heures facturables chaque mois ?
Quand les heures restent dans des feuilles séparées et sont fusionnées à la main en fin de mois, les saisies sans projet, tâche ou note sont écartées faute de preuve. Consolider plus tôt et relancer les saisies manquantes réduit cette perte.
Faut-il remplacer nos feuilles actuelles ?
Non. L'équipe travaille avec les trois fichiers Excel que vous utilisez déjà, ou avec un dossier Google Drive et Google Sheets où ils se trouvent. La consolidation part de là.
Comment fonctionne la relance des saisies incomplètes ?
L'agent repère les semaines incomplètes ou les descriptions vagues et envoie des rappels par Gmail avant la clôture du mois, en montrant ce qu'il reste à compléter.
