Ningún pedido de mantenimiento perdido
Registra pedidos de mantenimiento de 40 edificios que llegan por correo y WhatsApp en Hojas de cálculo de Google y controla plazos sin perder nada.
Son ejemplos. Conecta la herramienta que tu empresa ya usa para la misma función, tu propio sistema o cualquier otra aplicación por MCP o API.
Necesita
- Hojas de cálculo de GoogleHojas de cálculo de Google o tu propio sistema (MCP o API)
- E-mailGmail, Outlook, el e-mail de la empresa o tu propio sistema (MCP o API)
- MensajeríaWhatsApp Business (API oficial de Meta), WhatsApp, Instagram, Telegram o tu propio sistema (MCP o API)
El problema y la meta
Los administradores de 40 edificios envían pedidos de mantenimiento por correo y WhatsApp y muchos se pierden; el objetivo es que cada pedido sea una fila en Hojas de cálculo de Google con edificio, responsable y plazo, y que nada quede sin respuesta.
Tu administradora gestiona 40 edificios y los pedidos de mantenimiento llegan por correo y WhatsApp, y muchos quedan sin respuesta. El Registro de Pedidos convierte cada correo en una fila en Hojas de cálculo de Google con edificio, tipo de mantenimiento y urgencia, el WhatsApp de los Administradores registra los pedidos de WhatsApp en la misma hoja y confirma el número de ticket, y el Control de Plazos envía cada mañana el resumen de pedidos sin responsable o vencidos al equipo.
El equipo de este Circle
Convierte cada pedido que llega por correo en una fila de la hoja con edificio, tipo de mantenimiento y urgencia
Recibe los pedidos que llegan por WhatsApp, los registra en la misma hoja y confirma el número de ticket al administrador
Cada mañana lista los pedidos sin responsable o con plazo vencido y envía el resumen al equipo de mantenimiento
Ningún pedido de mantenimiento perdido
¿Cómo evitamos perder los pedidos de mantenimiento que llegan por WhatsApp?
El agente WhatsApp de los Administradores recibe los pedidos por WhatsApp Business (API oficial de Meta), los registra en la hoja y confirma el número de ticket al administrador, así el pedido no queda solo en el chat.
¿Se puede ver qué pedidos no tienen responsable o están vencidos?
Sí. El Control de Plazos lista cada mañana los pedidos sin responsable o con plazo vencido y envía el resumen por correo al equipo de mantenimiento.
¿Hay que cambiar las herramientas que ya usamos?
No. El equipo sigue usando Hojas de cálculo de Google como base única y Gmail para los pedidos por correo; WhatsApp se conecta por la API oficial de Meta.
