API de QuickBooks: qué puedes hacer y cómo usarla con agentes de IA
La API de QuickBooks Online, de Intuit, da acceso a entidades contables como clientes, proveedores, facturas, pagos, gastos e informes. La usan empresas con operación en Estados Unidos o en otros países donde se utiliza QuickBooks, y sus contadores. El acceso se hace con una app creada en el portal Intuit Developer, con OAuth 2.0 y sandbox.
Qué ofrece la API de QuickBooks
Clientes y proveedores
Alta y consulta de contactos comerciales.
Facturas y recibos
Creación y envío de facturas y recibos de venta.
Pagos
Registro de los pagos recibidos y realizados.
Gastos y cuentas
Compras, cuentas por pagar y asientos.
Informes
Estados como el de resultados, el balance y la antigüedad de saldos.
Webhooks
Avisos de cambios en entidades de la empresa.
Cómo acceder a la API de QuickBooks
- Con las credenciales de tu empresaOAuth 2.0 con una app registrada en Intuit Developer. Cada empresa autoriza la app, lo que genera tokens de acceso y de actualización.
- Los tokens de actualización caducan y deben renovarse periódicamente.
- Hay límites de solicitudes por empresa.
- Los asientos contables deben pasar por el contador antes de confirmarse.
Documentación oficial: developer.intuit.com
Qué hace un agente de iTeam con la API de QuickBooks
Cobro de facturas en EE. UU.
El agente sigue las facturas vencidas en QuickBooks y envía recordatorios en inglés, con el tono de la empresa.
Gastos a partir de recibos
Los recibos recibidos por correo se convierten en gastos precargados para que el contador los revise.
Consolidación con la operación brasileña
El agente obtiene los informes de la filial y arma la vista consolidada junto con el ERP de Brasil.
Cierre mensual
Antes del cierre, el agente señala los asientos sin categoría y las cuentas sin conciliar.
De la credencial al agente trabajando, con aprobación
Crea la app en Intuit Developer
Registra la app, configura los permisos de contabilidad y prueba en el sandbox de Intuit.
Autoriza la empresa y regístrala en la bóveda
Un administrador de QuickBooks autoriza la app. Los tokens quedan en la bóveda de iTeam con los permisos de cada agente.
Prueba y habilita poco a poco
Empieza con informes y consultas, y habilita la creación de facturas y asientos con aprobación.
Equipos de IA listos que usan QuickBooks
Conciliación bancaria
Darwin cruza cada movimiento del extracto con su factura o cobro, y a tu equipo le llega solo lo que no cuadra, con el motivo.
Cuentas por pagar
Darwin lee cada factura que llega a Gmail, la registra y la deja lista para pagar; tú solo apruebas.
Cobranza y cuentas por cobrar
Darwin sabe quién debe y desde cuándo, Jaca escribe con tacto por WhatsApp o correo y Henry cuida que cada mensaje sea correcto.
Flujo de caja
Darwin rehace la proyección de caja cada semana con lo que de verdad entró y salió, y te avisa con tiempo si viene una semana en rojo.
Contabilidad del día a día
Darwin clasifica cada documento y propone el asiento, Nina persigue lo que falta y el contador dedica su tiempo a revisar y asesorar.
Preguntas sobre la API de QuickBooks
¿La API de QuickBooks es gratuita?
El desarrollo y el sandbox son accesibles desde Intuit Developer, pero las condiciones de uso en producción pueden variar según el programa de Intuit. Revisa las reglas vigentes.
¿Necesito programar para usar la API de QuickBooks con iTeam?
No necesariamente. iTeam lee la documentación y el equipo de implantación configura la app y las rutinas.
¿Funciona con QuickBooks Desktop?
La API descrita es la de QuickBooks Online. Las versiones de escritorio usan otros mecanismos y se evalúan por separado.
