Automatización de facturas con IA: de la bandeja de entrada al pago aprobado
Darwin lee cada factura que llega a Gmail, la registra y la deja lista para pagar; tú solo apruebas.
Las facturas llegan por todos lados y nadie sabe qué se debe.
Vienen por correo, por WhatsApp y en papel, cada una en un formato. Alguien las copia a mano y la que se pierde se paga tarde, con recargo.
- Responsables de administración que registran facturas a mano
- Empresas con muchos proveedores y pagos cada semana
- Equipos de finanzas que usan QuickBooks, Xero o Ramp
Los agentes
Lee las facturas de proveedores del correo y de Google Drive, extrae proveedor, importe, impuestos y vencimiento, y las registra en QuickBooks o Xero. Arma la propuesta de pagos de la semana.
Compara cada factura con el pedido o el contrato y detecta duplicados, importes que no coinciden y datos fiscales incompletos. Retiene lo dudoso hasta que una persona lo revise.
Vigila los vencimientos y avisa antes de que algo se pague tarde. Responde al proveedor que pregunta por su pago con el estado real.
Cómo funciona
- Una factura llega al correo de cuentas por pagar o a una carpeta de Google Drive.
- Darwin la lee, extrae los datos y la registra en tu sistema contable.
- Henry la compara con el pedido y señala duplicados o diferencias.
- Darwin arma la lista de pagos de la semana y una persona la aprueba; el pago se ejecuta en Ramp o en tu banco solo después de esa aprobación.
- Nina confirma al proveedor y archiva el comprobante junto a la factura.
Ejemplo de lo que recibes
Propuesta semanal de pagos
- Facturas por vencer, con proveedor, importe y fecha
- Facturas retenidas y el motivo
- Total a pagar por cuenta y por día
- Comprobantes de pago vinculados a cada factura
Qué cambia
- Ninguna factura se pierde en una bandeja de correo
- Los pagos salen a tiempo y con la aprobación registrada
- Los proveedores saben cuándo cobran sin tener que perseguir a nadie
Dónde sigue haciendo falta una persona. Darwin no paga por su cuenta: cada pago necesita la aprobación de una persona. Las facturas en papel o las fotos muy borrosas pueden necesitar que alguien revise los datos a mano.
Funciona con lo que ya usas
Son ejemplos. Conecta la herramienta que tu empresa ya usa para la misma función, tu propio sistema o cualquier otra aplicación por MCP o API.
Cuentas por pagar
¿Cómo funciona la automatización de facturas con OCR e IA?
El OCR lee el texto de la factura, aunque venga en PDF o en foto. La IA entiende qué es cada dato (proveedor, importe, impuestos, vencimiento) aunque cada proveedor use un formato distinto, y lo registra en tu sistema.
¿Qué diferencia hay entre la automatización de cuentas por pagar y escanear facturas?
Escanear te da los datos. La automatización de cuentas por pagar sigue el camino entero: registro, control contra el pedido, propuesta de pago, aprobación y archivo del comprobante.
¿Es seguro? ¿La IA puede hacer pagos?
No hace pagos por su cuenta. Prepara la lista y espera la aprobación de una persona. Cada acción queda registrada con quién la aprobó y su costo.
¿Cuánto cuesta y cuánto tarda en empezar la automatización de facturas de proveedores?
Abrir el equipo es gratis. Conectas el correo donde llegan las facturas y tu sistema contable, y Darwin empieza con las facturas nuevas. El uso se paga en créditos según el trabajo de los agentes.
¿Qué datos extrae la IA de cada factura de proveedor?
Darwin extrae proveedor, número de factura, fecha, importe, impuestos, moneda y vencimiento. También detecta el número de pedido si aparece, para que Henry pueda compararla con lo que se compró.
¿Cómo detecta facturas duplicadas o importes que no cuadran?
Henry compara cada factura nueva con las ya registradas y con el pedido o el contrato. Si el número, el importe o el proveedor se repiten, o si el precio no coincide con lo acordado, la retiene y explica la diferencia a una persona.
¿Con qué herramientas se conecta la IA para cuentas por pagar?
Lee facturas del correo y de Google Drive, las registra en QuickBooks o Xero y prepara los pagos para Ramp o tu banco. La aprobación se puede pedir por Slack, Teams o correo, donde ya trabaja tu equipo de finanzas.
¿Puedo definir quién aprueba cada pago y con qué límites?
Sí. Tú decides quién aprueba según el proveedor, el área o el importe. Darwin arma la propuesta de pagos y la envía a la persona que corresponde; sin esa aprobación, nada se paga.
¿La IA responde a los proveedores que preguntan por su pago?
Sí. Nina consulta el estado real de la factura y responde si está registrada, aprobada o programada para pago. Si hay una disputa o un reclamo, pasa el caso a una persona de tu equipo.
¿Cómo mido si la automatización de cuentas por pagar funciona?
Revisa cuántas facturas se registran sin corrección, cuántos duplicados o diferencias se detectan antes de pagar y si los pagos salen a tiempo. El registro de cada acción te muestra qué hizo cada agente y cuántos créditos usó.