Fini les lits réservés deux fois dans votre auberge
Équipe d'agents IA qui tient une carte des lits en direct avec Gmail et Google Sheets, contrôle les arrivées et note les walk-ins.
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, votre propre système ou toute autre application via MCP ou API.
Il lui faut
- TableurGoogle Sheets, Excel, Airtable ou votre propre système (MCP ou API)
- E-mailGmail, Outlook, l’e-mail de l’entreprise ou votre propre système (MCP ou API)
Le problème et l’objectif
Problème : 48 lits, des réservations qui arrivent de Hostelworld, Booking et des walk-ins, et la carte des lits est un tableau blanc, donc le personnel vend des lits déjà pris et on ne le découvre qu'à l'arrivée. Objectif : une carte des lits en direct que chacun consulte avant de vendre, et un enregistrement sans surprise. Indicateur : lits réservés deux fois par semaine (aujourd'hui : inconnu, mesuré dès la première semaine) et lits vendus par nuit.
Cette équipe tient une carte des lits en direct pour les 48 lits, alimentée par les confirmations Hostelworld et Booking qui arrivent dans Gmail et consignées dans Google Sheets. BookingWatch lit chaque confirmation et l'inscrit dans la carte, CheckInGuard contrôle chaque arrivée avant l'enregistrement et WalkInLog note les walk-ins en quelques secondes via Telegram. La réception consulte la carte avant de vendre, et l'arrivée ne réserve plus de mauvaise surprise.
L’équipe de ce Circle
Tient la carte en direct des 48 lits : lequel est libre, réservé, occupé ou bloqué, par nuit
Il lui faut: Boîte Gmail/Outlook où arrivent les confirmations des portails, ou les exports extranet des portails, Google Sheets
Lit chaque confirmation Hostelworld et Booking dès son arrivée et l'inscrit dans la carte des lits, pour qu'aucune réservation portail ne passe inaperçue
Il lui faut: La réception crée une règle de transfert dans Gmail/Outlook pour les expéditeurs Hostelworld et Booking
Contrôle chaque arrivée sur la carte des lits avant l'enregistrement et indique à la réception quel lit attribuer
Il lui faut: Le chef d'équipe en poste
Prend les walk-ins en quelques secondes : le personnel envoie le nom du client et les nuits, l'agent confirme un lit libre sur la carte et l'enregistre
Il lui faut: Telegram ou le lien iTeam Message, sans installer d'application
Fini les lits réservés deux fois dans votre auberge
Comment l'équipe évite-t-elle de vendre un lit déjà occupé ?
BookingWatch inscrit chaque confirmation Hostelworld et Booking dans la carte des lits de Google Sheets dès qu'elle arrive dans Gmail. La réception consulte cette carte en direct avant de conclure une vente.
Faut-il changer le système de l'auberge ou les canaux de réservation ?
Non. L'équipe s'appuie sur ce que vous utilisez déjà : les confirmations reçues dans Gmail et une feuille Google Sheets. Il suffit de configurer une règle de transfert pour les expéditeurs Hostelworld et Booking.
Peut-on enregistrer les clients qui arrivent sans réservation ?
Oui. WalkInLog reçoit le nom du client et le nombre de nuits via Telegram ou le lien iTeam Message, confirme un lit libre sur la carte et note le walk-in sur place, sans installer d'application.
