Automatisation des factures fournisseurs : de la boîte mail à l'écriture
Les factures sont repérées dans Gmail, lues, contrôlées contre la commande et préparées pour un paiement que vous validez.
Les factures fournisseurs arrivent de partout et se perdent quelque part.
Une dans Gmail, une autre dans un dossier Drive, une troisième transférée par un chef de chantier. On les ressaisit à la main, on paie en retard, et on découvre la pénalité ou le doublon trop tard.
- Comptables et responsables administratifs de PME
- Directions financières avec beaucoup de fournisseurs récurrents
- Entreprises qui veulent passer à la comptabilité IA sans changer de logiciel
Les agents
Il extrait de chaque facture le fournisseur, les montants HT et TTC, la TVA, l'échéance et l'IBAN, puis prépare l'écriture dans QuickBooks ou Xero avec le bon compte de charge.
Il compare la facture au bon de commande et au contrat : prix, quantités, conditions. Il signale les doublons, les changements d'IBAN et les mentions obligatoires manquantes.
Elle range la pièce dans Google Drive, envoie la facture au bon valideur, le relance s'il tarde et prépare le lot de paiements dans Ramp selon les échéances.
Comment ça marche
- Une facture arrive dans Gmail, dans Google Drive ou est transférée par un collègue.
- Darwin la lit et prépare l'écriture : fournisseur, montants, TVA, échéance, compte de charge.
- Henry la contrôle contre la commande et le contrat, et bloque tout changement d'IBAN non confirmé.
- Nina l'envoie au valideur concerné, qui approuve ou refuse dans Slack, Teams ou par e-mail.
- Le lot de paiements est préparé dans Ramp selon les échéances ; une personne habilitée le déclenche.
Exemple de livrable
Le registre fournisseurs du mois
- Les factures reçues, saisies et classées avec leur pièce
- Les factures en attente de validation, avec le valideur et la date
- Les anomalies : doublons, écarts de prix, IBAN modifiés
- Le calendrier des paiements à venir
Ce qui change
- Plus de facture oubliée au fond d'une boîte mail.
- Les échéances sont tenues, sans pénalité de retard évitable.
- Les tentatives de fraude au changement d'IBAN sont signalées avant le paiement.
Où un humain reste nécessaire. Les agents préparent écritures et paiements, mais rien n'est payé sans une personne habilitée. Ils ne remplacent pas la plateforme agréée prévue par la réforme de la facturation électronique : ils travaillent avec les factures qu'elle vous transmet.
Fonctionne avec ce que vous utilisez déjà
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, ou votre propre système via MCP ou API.
Factures fournisseurs
Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Connectez la boîte qui reçoit les factures et votre logiciel comptable. L'agent lit chaque facture, PDF ou électronique, en extrait les données et propose l'écriture. Vous validez ligne par ligne au début, puis par lot pour les fournisseurs habituels.
Est-ce un logiciel de facturation IA ?
Non, c'est une équipe d'agents qui travaille dans vos outils actuels. Pour l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, elle s'appuie sur QuickBooks ou Xero, Gmail et Google Drive, sans changer de logiciel.
Et la sécurité des paiements ?
Les agents ne peuvent déclencher aucun paiement seuls. Chaque changement de coordonnées bancaires est signalé et doit être confirmé par une personne auprès du fournisseur. Chaque action est journalisée avec son coût en crédits.
Combien de temps pour démarrer ?
La connexion de Gmail, Google Drive et du logiciel comptable se fait en quelques clics depuis l'app. L'agent IA comptable traite d'abord les factures du mois pour que vous vérifiiez son travail. Le démarrage est gratuit.
Comment l'IA détecte-t-elle une fraude au changement d'IBAN ?
Henry compare l'IBAN de chaque facture à celui déjà connu pour le fournisseur. Tout changement bloque la facture et demande une confirmation par une personne, par un canal déjà connu et non par l'e-mail qui annonce le changement. Aucun paiement ne part sur un nouvel IBAN sans cette confirmation.
L'agent sait-il rapprocher facture, bon de commande et bon de livraison ?
Oui. Henry compare les prix, les quantités et les conditions de la facture avec la commande et le contrat. Un écart est signalé avec le détail ligne par ligne, et la facture attend la décision d'une personne avant d'aller au paiement.
Comment fonctionne le circuit de validation des factures ?
Vous définissez qui valide quoi : par fournisseur, par montant ou par centre de coût. Nina envoie la facture au bon valideur dans Slack, Teams ou par e-mail, le relance s'il tarde et garde la trace de chaque approbation. Le valideur répond d'un clic, sans ouvrir un autre outil.
Est-ce compatible avec la facturation électronique obligatoire ?
Les agents travaillent avec les factures que votre plateforme agréée vous transmet, comme avec les PDF reçus par e-mail. Ils ne remplacent pas cette plateforme : ils prennent le relais une fois la facture reçue, pour l'écriture, le contrôle et la validation.
Que fait l'agent avec une facture en double ?
Henry repère les doublons même quand la facture arrive par deux chemins différents, par exemple une fois par e-mail et une fois transférée par un collègue. La seconde est marquée comme doublon possible, avec le lien vers la première, et ne part pas au paiement.
Peut-on adapter les règles de paiement et les comptes de charge ?
Oui. Vous indiquez vos comptes de charge par fournisseur ou par type de dépense, vos délais de paiement et vos priorités. Darwin suit ces règles pour préparer les écritures, et Nina prépare les lots de paiement dans Ramp selon vos échéances.