Recouvrement IA : chaque facture relancée au bon moment, sur le bon ton
Les factures échues sont relancées par e-mail ou WhatsApp selon votre calendrier, et les clients en difficulté arrivent chez une personne.
Les impayés grossissent parce que personne n'a le temps de relancer.
La relance part trop tard, toujours sur le même ton, et souvent au mauvais interlocuteur. Pendant ce temps, votre trésorerie finance vos clients.
- Dirigeants de PME et responsables administratifs
- Directions financières qui suivent un poste clients important
- Entreprises de services et de location aux factures récurrentes
Les agents
Il suit chaque facture dans QuickBooks et Stripe, calcule les retards et applique votre calendrier de relance : avant l'échéance, le jour même, puis à intervalles réguliers.
Elle écrit aux clients par e-mail ou sur WhatsApp, avec la facture et un lien de paiement Stripe. Elle adapte le ton au client et à l'ancienneté de la dette, et répond aux questions simples sur la facture.
Il prépare la mise en demeure, rappelle les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire prévues par vos conditions, et sort du circuit automatique les factures contestées.
Comment ça marche
- Chaque jour, Darwin repère les factures arrivées à échéance dans QuickBooks ou Stripe.
- Jaca envoie la relance prévue, aimable d'abord, plus ferme ensuite, avec le lien de paiement.
- Si le client répond, conteste ou demande un échéancier, la conversation passe à une personne qui décide.
- Pour les retards importants, Henry prépare la mise en demeure, que le dirigeant relit et signe avant l'envoi.
- Un paiement reçu arrête aussitôt les relances et il est rapproché de la facture.
Exemple de livrable
La balance âgée commentée
- Les factures en retard, par client et par ancienneté
- Les relances envoyées et les réponses reçues
- Les échéanciers demandés, en attente de décision
- Les dossiers prêts pour une mise en demeure ou un contentieux
Ce qui change
- Chaque facture échue est relancée, sans oubli.
- Vos bons clients ne reçoivent pas une relance agressive par erreur.
- Vous savez chaque semaine qui doit quoi, et depuis quand.
Où un humain reste nécessaire. Les agents ne négocient pas les échéanciers et n'engagent aucune procédure : ces décisions restent humaines. Une facture contestée sort du circuit automatique jusqu'à ce qu'une personne la débloque.
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Relances et recouvrement
Comment mettre en place une relance automatique de facture ?
Définissez votre calendrier (avant l'échéance, le jour même, puis à intervalles réguliers) et le ton de chaque étape. L'agent l'applique facture par facture, s'arrête dès que le paiement arrive et vous signale les réponses.
Le recouvrement automatisé abîme-t-il la relation client ?
Pas s'il est bien réglé. Les messages sont personnalisés, le ton monte progressivement, et tout client qui répond ou conteste passe à une personne. Vous pouvez exclure vos comptes stratégiques de toute relance automatique.
Relancer par WhatsApp, est-ce conforme au RGPD ?
Oui, si le client vous a donné son numéro dans le cadre de la relation commerciale. Les messages restent factuels, sans pression excessive, et le client peut demander un autre canal. Les agents ne lisent que les données utiles à la relance, et chaque action est journalisée.
Combien de temps pour lancer les relances de factures impayées par IA ?
Connectez QuickBooks, Stripe, Gmail et WhatsApp Business depuis l'app, validez vos modèles de messages, et les relances commencent sur les factures déjà échues. Le démarrage est gratuit.
Quelle différence entre un agent de recouvrement IA et des relances automatiques par modèle ?
Une relance par modèle envoie le même message à tout le monde. Jaca adapte le ton au client et à l'ancienneté de la dette, joint la facture et le lien de paiement Stripe, et répond aux questions simples. Dès qu'un client conteste ou propose un échéancier, la conversation passe à une personne.
L'agent sait-il à qui envoyer la relance ?
Vous indiquez le bon contact par client : comptabilité fournisseurs, acheteur ou dirigeant. Si un client répond qu'il faut écrire à quelqu'un d'autre, l'agent met le contact à jour et vous le signale. La relance n'arrive plus chez une personne qui ne peut pas payer.
L'IA peut-elle calculer les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire ?
Henry rappelle dans la mise en demeure les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévues par vos conditions. Le dirigeant relit et signe avant tout envoi. L'agent ne décide pas d'appliquer ou d'abandonner ces pénalités.
Que se passe-t-il quand le client paie ?
Dès que le paiement est reçu dans Stripe ou QuickBooks, les relances s'arrêtent et le paiement est rapproché de la facture. Le client ne reçoit pas de rappel pour une facture déjà réglée.
Comment mesurer l'effet des relances automatiques ?
Suivez le montant des impayés par ancienneté, le délai moyen de paiement et le nombre de factures qui passent en mise en demeure. Darwin tient ces chiffres à jour à partir de QuickBooks et Stripe, et chaque relance envoyée reste visible dans le journal.
Peut-on exclure certains clients des relances automatiques ?
Oui. Vous pouvez sortir du circuit un client stratégique, un compte en négociation ou une facture contestée. Ces factures restent suivies dans le poste clients, mais aucune relance ne part sans qu'une personne la déclenche.