Agent IA de prise de rendez-vous pour cabinets médicaux et dentaires
Les patients prennent, déplacent ou annulent leur rendez-vous par message, et les créneaux libérés sont reproposés au lieu de rester vides.
Un rendez-vous non honoré, c'est un créneau perdu pour tout le monde.
Au cabinet, l'assistante jongle entre le patient au comptoir, le téléphone et les messages, et les demandes de déplacement arrivent à toute heure. Les rappels se font quand on y pense, et les annulations de dernière minute laissent des trous dans l'agenda.
- Cabinets médicaux, dentaires et paramédicaux
- Centres de santé avec plusieurs praticiens et plusieurs agendas
- Kinés, ostéopathes et orthophonistes qui gèrent seuls leur planning
Les agents
Elle répond aux patients sur WhatsApp, propose des créneaux selon le motif et le praticien, puis confirme, déplace ou annule. Elle ne répond à aucune question médicale et oriente vers le 15 en cas d'urgence.
Elle envoie les rappels la veille et demande une confirmation. Quand un patient annule, elle propose le créneau à la liste d'attente. Elle signale les doublons entre Google Calendar, Calendly et Doctoralia.
Il compte les rendez-vous honorés, les absences et les créneaux restés vides, praticien par praticien, et fait un point chaque semaine pour ajuster les plages.
Comment ça marche
- Un patient écrit sur WhatsApp pour prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous.
- Jaca demande le motif et le praticien, puis propose les créneaux libres de l'agenda.
- Pour un premier rendez-vous ou un acte long, l'assistante du cabinet valide le créneau ; sinon, la confirmation part avec l'adresse et vos consignes.
- La veille, Nina envoie un rappel ; en cas d'annulation, elle propose le créneau à la liste d'attente.
- Tout message qui ressemble à une question médicale ou à une urgence est transmis aussitôt à l'équipe du cabinet, qui reprend la main.
Exemple de livrable
Le planning de la semaine, tenu à jour
- Les rendez-vous pris, déplacés et annulés par message
- Les rappels envoyés et les confirmations reçues
- Les créneaux libérés et repris par la liste d'attente
- Les messages transmis à l'équipe du cabinet, avec leur motif
Ce qui change
- Moins d'appels pour l'assistante, plus de temps pour les patients au comptoir.
- Les créneaux annulés retrouvent preneur au lieu de rester vides.
- Avec la prise de rendez-vous par IA, les patients réservent le soir, quand ils y pensent.
Où un humain reste nécessaire. L'agent ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun conseil médical : il gère des rendez-vous. Avant d'y faire circuler des données de santé, vérifiez avec votre DPO l'hébergement requis (HDS) et ce qui peut transiter par WhatsApp.
Fonctionne avec ce que vous utilisez déjà
Ce sont des exemples. Connectez l’outil que votre entreprise utilise déjà pour la même fonction, ou votre propre système via MCP ou API.
Rendez-vous du cabinet
Une IA pour médecins peut-elle gérer les rendez-vous à ma place ?
Oui, pour la prise, le déplacement et l'annulation des rendez-vous, selon les règles du cabinet : durée par motif, plages par praticien, délais de prévenance. Vous gardez la main sur les exceptions.
Cette IA pour dentiste convient-elle à un cabinet dentaire ?
Oui. Une IA pour cabinet dentaire doit surtout gérer des durées différentes selon l'acte (contrôle, détartrage, soin long) et une liste d'attente. C'est ce que fait l'équipe, sans toucher au dossier patient.
Et les données de santé, le RGPD ?
L'agent n'a besoin que du nom, du contact et du motif, pas du dossier médical. Il n'accède qu'aux outils connectés et chaque action est journalisée. Les données de santé sont sensibles : faites valider le dispositif par votre DPO et gardez le motif aussi général que possible.
Combien de temps pour démarrer, et existe-t-il un agent vocal IA médical ?
Connectez WhatsApp Business et votre agenda depuis l'app, puis indiquez vos motifs et leurs durées : l'équipe s'ouvre gratuitement sur my.iteam.works. Elle travaille par message ; pour décrocher le téléphone, ajoutez l'équipe Standard téléphonique IA, qui remplit le même agenda.
L'IA peut-elle réduire les rendez-vous non honorés ?
Nina envoie un rappel la veille et demande une confirmation. Un patient qui ne peut plus venir peut annuler en répondant au message, et le créneau est aussitôt proposé à la liste d'attente. Darwin suit les absences par praticien pour que vous voyiez l'effet semaine après semaine.
L'agent fonctionne-t-il avec Doctolib ou Doctoralia ?
L'équipe travaille avec Google Calendar, Calendly et Doctoralia, et signale les doublons entre ces agendas. Si votre agenda principal est un autre logiciel, vérifiez à l'ouverture de l'équipe quelles connexions sont disponibles, ou gardez un agenda synchronisé que l'agent peut lire.
Comment l'agent choisit-il la durée d'un rendez-vous ?
Vous lui donnez vos motifs et leur durée, par praticien : consultation, contrôle, soin long, premier rendez-vous. Jaca demande le motif au patient et ne propose que les créneaux assez longs. Pour un premier rendez-vous ou un acte long, l'assistante du cabinet valide avant la confirmation.
Que se passe-t-il si un patient décrit une urgence ou pose une question médicale ?
Jaca ne répond pas sur le fond. En cas d'urgence, elle oriente vers le 15 et le message est transmis aussitôt à l'équipe du cabinet. Toute question qui ressemble à une demande d'avis médical part chez une personne, qui reprend la conversation.
Est-ce un chatbot WhatsApp comme les autres ?
Un chatbot classique suit des menus. Ici, l'agent comprend une demande écrite librement, consulte l'agenda réel, réserve, déplace ou annule, puis envoie la confirmation avec l'adresse et vos consignes. Il sait aussi s'arrêter et passer la main à l'équipe.
L'agent peut-il répondre aux patients étrangers ?
Oui, il répond dans la langue du patient. Les rappels et confirmations partent aussi dans cette langue. Le cabinet reçoit les demandes transmises dans sa langue habituelle.