Automatización de cuentas por pagar con IA: aprobación, carga y pago sin planilla
Los boletos (el documento de cobro bancario de Brasil) llegan por correo, por WhatsApp e incluso en papel, y alguien tiene que ir a buscar cada uno para cargarlo en el ERP. La aprobación ocurre en un mensaje suelto del director, sin registro, y la planilla paralela nunca cuadra con el sistema. Cuando un pago se atrasa, nadie sabe en qué etapa quedó.
Cuentas por pagar con IA, paso a paso
Captura de todo lo que llega
Un agente lee el buzón de correo de finanzas, el WhatsApp de proveedores y las carpetas compartidas, separa boletos, facturas y recibos, y extrae importe, vencimiento, CNPJ (el identificador fiscal brasileño) y línea digitable.
Revisión antes de cargar
El agente cruza el documento con la orden de compra y el registro del proveedor, señala diferencias de importe o duplicados y carga en el ERP con centro de costo y categoría sugeridos.
Aprobación en el nivel correcto
Cada documento entra en un Pipe con fases y niveles de aprobación. El aprobador recibe el resumen en Teams, Slack o WhatsApp y aprueba con un clic; el SLA reclama solo a quien lo tenga detenido.
Lote listo para el banco
En la fecha acordada, el agente arma el lote de pago, lo envía a la liberación humana en el banco y, una vez pagado, da de baja el documento y adjunta el comprobante en el ERP.
Menos trabajo repetitivo. Más control.
- Ningún boleto olvidado en un buzón de correo
- Aprobaciones con registro de quién aprobó, cuándo y por qué
- El ERP como fuente única, sin planilla paralela
- Cierre de mes sin carreras para conseguir comprobantes
Sistemas que entran en esta solución
Equipos de IA listos para este trabajo
Cuentas por pagar
Darwin lee cada factura que llega a Gmail, la registra y la deja lista para pagar; tú solo apruebas.
Conciliación bancaria
Darwin cruza cada movimiento del extracto con su factura o cobro, y a tu equipo le llega solo lo que no cuadra, con el motivo.
Cobranza y cuentas por cobrar
Darwin sabe quién debe y desde cuándo, Jaca escribe con tacto por WhatsApp o correo y Henry cuida que cada mensaje sea correcto.
Flujo de caja
Darwin rehace la proyección de caja cada semana con lo que de verdad entró y salió, y te avisa con tiempo si viene una semana en rojo.
Contabilidad del día a día
Darwin clasifica cada documento y propone el asiento, Nina persigue lo que falta y el contador dedica su tiempo a revisar y asesorar.
Preguntas sobre cuentas por pagar con IA
¿La IA paga las cuentas por sí sola?
No. El agente prepara el lote y deja todo verificado, pero la liberación en el banco sigue en manos de una persona autorizada. Tú defines qué puede ser automático y qué exige aprobación.
¿Funciona con el ERP que ya usamos?
Sí. iTeam se integra por API con TOTVS, SAP, Omie, Bling, Conta Azul y otros. El agente carga directamente en el ERP, que sigue siendo la fuente oficial de los datos.
¿Qué pasa con la seguridad de los datos bancarios y la ley de protección de datos?
Cada agente solo accede a lo que sus permisos habilitan, toda acción queda en un registro de auditoría y los datos permanecen en el entorno configurado con tu equipo de TI, conforme a la LGPD, la ley brasileña de protección de datos.
¿Y si el boleto llega con un importe distinto al del pedido?
El agente no lo carga. Marca la diferencia, avisa al comprador responsable y solo continúa cuando alguien resuelve o aprueba la diferencia.
