Comptabilité fournisseurs avec IA : approbation, saisie et paiement sans tableur
Les factures arrivent par e-mail, par WhatsApp et parfois par courrier, et quelqu'un doit courir après chacune pour la saisir dans l'ERP. L'approbation tient dans un message isolé du directeur, sans trace, et le tableur parallèle ne correspond jamais au système. Quand un paiement prend du retard, personne ne sait à quelle étape il s'est arrêté.
Comptabilité fournisseurs avec l’IA, étape par étape
Capture de tout ce qui arrive
Un agent lit la boîte e-mail de la finance, le WhatsApp des fournisseurs et les dossiers partagés, trie factures, avis et relevés, puis en extrait le montant, l'échéance, l'identifiant fiscal et la référence de paiement.
Contrôle avant la saisie
L'agent rapproche le document du bon de commande et de la fiche fournisseur, signale un écart de montant ou un doublon, puis saisit la facture dans l'ERP avec un centre de coûts et une catégorie suggérés.
Approbation au bon niveau de délégation
Chaque titre entre dans un Pipe avec des étapes et des niveaux de délégation. L'approbateur reçoit le résumé sur Teams, Slack ou WhatsApp et valide en un clic. Le SLA relance seul la personne qui bloque.
Un lot prêt pour la banque
À la date convenue, l'agent prépare le lot de paiement et l'envoie à la validation humaine côté banque. Une fois payé, il solde le titre et joint le justificatif dans l'ERP.
Moins de tâches répétitives. Plus de contrôle.
- Plus aucune facture oubliée dans une boîte e-mail
- Des approbations qui indiquent qui a validé, quand et pourquoi
- L'ERP comme source unique, sans tableur parallèle
- Une clôture de mois sans course aux justificatifs
Les outils utilisés dans cette solution
Équipes IA prêtes à l’emploi pour ce travail
Factures fournisseurs
Les factures sont repérées dans Gmail, lues, contrôlées contre la commande et préparées pour un paiement que vous validez.
Rapprochement bancaire
Chaque ligne du relevé est rapprochée de sa facture, de son versement Stripe ou de son écriture, et seuls les vrais écarts arrivent chez vous.
Relances et recouvrement
Les factures échues sont relancées par e-mail ou WhatsApp selon votre calendrier, et les clients en difficulté arrivent chez une personne.
Prévision de trésorerie
Chaque lundi, vous savez ce qu'il y aura en banque dans les semaines qui viennent, et ce qui pourrait tout décaler.
Tenue comptable
Les pièces sont collectées, les écritures préparées et les anomalies repérées, pour que le collaborateur passe son temps à réviser et à conseiller.
Questions sur comptabilité fournisseurs avec l’IA
L'IA paie-t-elle les factures toute seule ?
Non. L'agent prépare le lot et contrôle chaque pièce, mais la validation à la banque reste entre les mains d'une personne autorisée. Vous définissez ce qui peut être automatique et ce qui exige une approbation.
Est-ce compatible avec l'ERP que nous utilisons déjà ?
Oui. iTeam s'intègre par API à TOTVS, SAP, Omie, Bling, Conta Azul et d'autres (Omie, Bling et Conta Azul sont des solutions brésiliennes). L'agent saisit directement dans l'ERP, qui reste la source officielle des données.
Qu'en est-il de la sécurité des données bancaires et de la protection des données ?
Chaque agent n'accède qu'à ce que ses permissions autorisent, chaque action est consignée dans une piste d'audit, et les données restent dans l'environnement configuré avec votre équipe informatique, dans le respect de la loi de protection des données (LGPD au Brésil).
Que se passe-t-il si la facture ne correspond pas à la commande ?
L'agent ne saisit rien. Il signale l'écart, prévient l'acheteur responsable et ne poursuit qu'une fois la différence résolue ou approuvée par quelqu'un.
