Notes de frais avec IA : du reçu sur le téléphone au remboursement
Le collaborateur accumule des reçus froissés dans son portefeuille et remplit un tableur en fin de mois. Le responsable approuve sans regarder, la finance renvoie le dossier parce qu'il manque un justificatif, et le remboursement prend des semaines. Personne ne sait vraiment combien l'entreprise dépense en déplacements par service.
Notes de frais avec l’IA, étape par étape
Un reçu envoyé depuis le téléphone
Le collaborateur envoie la photo du reçu ou de la facture sur WhatsApp ou Teams. L'agent lit le montant, la date, l'identifiant fiscal et la catégorie, et ne demande que ce qui manque, comme le projet ou le client.
La politique appliquée sur le moment
L'agent vérifie les plafonds de repas, d'hébergement et de kilométrage et prévient le collaborateur si quelque chose sort de la politique avant l'envoi.
L'approbation du responsable
Le responsable reçoit le résumé de la note de frais et approuve par le chat. Les exceptions à la politique montent à la personne qui a la délégation, avec la trace de chaque décision.
Saisie et paiement
Une fois approuvée, l'agent saisit la dépense dans l'ERP avec le centre de coûts, l'ajoute au lot de paiement et prévient le collaborateur quand le remboursement arrive.
Moins de tâches répétitives. Plus de contrôle.
- Une note de frais faite le jour même de la dépense
- Une politique de dépenses appliquée de la même façon pour tous
- Des responsables qui approuvent avec le contexte
- Une vue claire des dépenses par service, déplacement et projet
Les outils utilisés dans cette solution
Équipes IA prêtes à l’emploi pour ce travail
Rapprochement bancaire
Chaque ligne du relevé est rapprochée de sa facture, de son versement Stripe ou de son écriture, et seuls les vrais écarts arrivent chez vous.
Factures fournisseurs
Les factures sont repérées dans Gmail, lues, contrôlées contre la commande et préparées pour un paiement que vous validez.
Relances et recouvrement
Les factures échues sont relancées par e-mail ou WhatsApp selon votre calendrier, et les clients en difficulté arrivent chez une personne.
Prévision de trésorerie
Chaque lundi, vous savez ce qu'il y aura en banque dans les semaines qui viennent, et ce qui pourrait tout décaler.
Tenue comptable
Les pièces sont collectées, les écritures préparées et les anomalies repérées, pour que le collaborateur passe son temps à réviser et à conseiller.
Questions sur notes de frais avec l’IA
Le collaborateur doit-il installer une application ?
Non. Il utilise le WhatsApp ou le Teams qu'il a déjà. L'agent échange par là et s'occupe du reste.
Et si le reçu n'a pas de facture fiscale ?
L'agent applique la règle de votre politique : il demande la facture, accepte un simple reçu jusqu'à un plafond ou envoie en approbation spéciale.
Y a-t-il une intégration avec l'ERP pour le paiement ?
Oui. Le remboursement approuvé est saisi dans l'ERP, comme SAP, TOTVS ou Omie, et suit le circuit de paiement normal de l'entreprise.
Les données personnelles des collaborateurs sont-elles protégées ?
Oui. Chaque personne ne voit que ses propres dépenses, les responsables voient celles de leur équipe et tout accès est consigné, dans le respect de la protection des données.
